Notre chemin vers l’Ultrace 2025 – comment nous avons créé une zone VIP exceptionnelle

Deux jours d’événement. Cinquante mille visiteurs. Trois projets. Cent mètres carrés d’aménagement. La toute première zone VIP de ce type.

L’Ultrace 2025 approchait à grands pas et, chez adsystem, nous savions que cet événement allait définir de nouvelles références dans notre travail. C’est une fête de la passion, de la vitesse, du drift et du tuning, qui attire des milliers de fans et de professionnels venus de toute l’Europe. Et nous avons eu l’honneur d’y être présents en tant que partenaire officiel du festival.

Tout a commencé par un plan – créer un espace non seulement confortable et élégant, mais aussi en phase avec l’esprit automobile d’Ultrace. Les systèmes mFrame, que nous utilisons habituellement pour divers projets en intérieur, ont été partiellement adaptés pour cet événement unique. Notre objectif principal était de construire une zone VIP à deux niveaux, avec un écran géant Video Wall diffusant les visuels de l’Ultrace 2025.

Nous ne disposions que de 5 jours pour la construction, même si le projet avait commencé deux mois plus tôt, lorsque Ultrace 2025 a signé le contrat avec nous. Nous avons réalisé une série de visualisations 3D et de plans afin que le client puisse visualiser la structure finale. Chaque élément devait s’intégrer parfaitement – des totems d’information au stand adsystem avec une Toyota, en passant par la zone de drift. Nous savions que ce serait notre première collaboration avec un événement de cette ampleur, mais aussi un défi mobilisant toutes nos compétences et notre expérience.

L’un des plus grands défis fut le toit de l’étage supérieur de notre zone VIP à deux niveaux. Le système mFrame n’est pas conçu pour résister à des conditions extérieures difficiles, et Ultrace se déroulait en plein air, dans l’espace venteux de l’Arena Tarczyński. De plus, c’était la première construction de ce type, et aucun de nous n’avait encore d’expérience avec une telle configuration.

Nous avons néanmoins relevé le défi et testé la résistance des systèmes en extérieur. Grâce aux idées de notre département de production, nous avons conçu un prototype de toit soutenu par un pilier, et l’ensemble de la structure a été lesté avec des cuves d’eau pour parer aux intempéries. Par endroits, nous avons utilisé des impressions sur matériau outdoor afin de renforcer l’étanchéité de la construction. Le résultat final a passé l’épreuve haut la main – la zone VIP était non seulement stable, mais elle a aussi impressionné tous les visiteurs.

En tant que partenaire de l’événement, nous avons disposé de notre propre espace à aménager. Au centre de notre stand trônait une Toyota Supra – une icône automobile destinée à attirer les regards et à susciter de fortes émotions.

Nous savions qu’il s’agissait d’un projet ambitieux nécessitant une mise en scène à la hauteur. Nous avons de nouveau utilisé les systèmes mFrame pour créer un espace qui mettait en valeur la Supra tout en reflétant la dynamique de l’événement et du modèle exposé. Un écran vidéo présentait les dernières innovations de Toyota, et l’ensemble de l’aménagement était unique, interactif et énergique – à l’image de la Toyota elle-même.

L’événement comportait plusieurs zones dédiées à différentes activités : remise des bracelets VIP, zone de drift, galerie d’art consacrée aux pièces automobiles. Dans ces lieux, notre partenaire a souhaité disposer des totems d’information. Nous les avons conçus avec le système CTF et lestés à l’aide de cuves d’eau. Résultat : les points stratégiques étaient clairement signalés pour guider les visiteurs.

Lorsque nous avons découvert notre zone en conditions réelles, nous n’en revenions pas : ce que nous avions imaginé était devenu partie intégrante d’Ultrace 2025. Deux jours de drift, de machines puissantes et d’émotions intenses – avec, au cœur de tout cela, notre zone VIP, devenue l’un des espaces les plus fréquentés de l’événement.

Ultrace 2025 restera gravé dans notre histoire, et nous réfléchissons déjà à ce que nous ferons lors de la prochaine édition.